Документальное оформление кассовых операций

Документальное оформление кассовых операций

Каждая хозяйственная операция предприятия обязательно  должна иметь документальное подтверждение.

Кассовые операции, а именно, прием и выдача денег подпадают под эту категорию, поэтому законодательством предписывается документальное оформление всех кассовых операций.

Подробно это расписано в Положении о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 года № 373-П Центрального банка (далее – Положение).

Там, в частности указано, что предприятия должны оформлять кассовые операции типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Государственным комитетом статистки России и согласованными с Министерством финансов и Центральным банком России.

 

Документальное оформление кассовых операций

Госкомитетом статистики РФ утверждены унифицированные формы первичной учетной документации. Это документы, при помощи которых должна вестись  документация кассовых операций, проводимых на предприятии:

  • кассовая книга
  • расходный ордер
  • приходный ордер
  • расчетно-платежная ведомость
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
  • платежная ведомость.

Остановимся чуть подробнее на документах, которыми должны оформляться кассовые операции предприятия. Все они отражены в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

Кассовая книга

кассовая книгаКассовая книга ( ОК 0310004)  - это документ, в котором ведется  учет наличных денег, поступающих в кассу предприятия.

Этой теме – правильному ведению кассовой книги полностью посвящен  (пятый) раздел Положения. Там отмечено, что кассовая  книга может вестись как в бумажном виде, так и в электронном.

В случае традиционного ведения книги, т.е. на бумаге, все листы документа должны быть пронумерованы еще до начала записей.

Скрепляющая бумага должна быть подписано главным бухгалтером и руководителем предприятия. Она должна быть также заверена печатью организации или ИП (при наличии).

Если книга ведется в электронном виде, то обязательно  должны быть приняты все возможные меры для того, чтобы сведения в книге  изменить или подделать было невозможно.

Записи в такой книге должны быть заверены  цифровыми электронными подписями уполномоченных лиц. Решение о сроках, когда нужно распечатывать информацию (раз в день, еженедельно, ежеквартально и т.п.) принимает руководитель.

Нужно при этом учитывать, что в случае проведения внешней проверки кассовую книгу придется распечатывать.

Нумерация страниц ведется и в электронном варианте  книги, в этом случае она появляется автоматически, в хронологическом порядке.

Экземпляры распечатанных листов кассовой книги нужно собирать в отдельную папку. Лучше делать это мере желания или возможности, но не затягивать: в течение календарного года книгу нужно собрать.

Записи в кассовой книге должен делать кассир, получая приходные и расходные ордера, причем только на те средства, которые поступают непосредственно в кассу.

Принятые банковским субагентом или платежным агентом наличные деньги, фиксируются в тех кассовых книгах, которые обязаны вести сами агенты.

Кассир в завершении каждого рабочего дня обязан сверить данные  книги с данными всех кассовых документов и зафиксировать своей подписью  остаток наличных средств. Далее сверку данных проводит либо главный бухгалтер, либо руководитель предприятия (если нет бухгалтера) и тоже ставит свою подпись.

Если в какой-то один день или даже несколько дней не производится  ни одной кассовой операции, то каждый раз остаток выводить не нужно, так как  суммой остатка  можно считать выведенный в последний день, когда производились кассовые операции.

Если кассовая книгу ведется не старший кассиром, а просто кассиром (или заменяющим его работником) какого-либо отделения, то после того как будет выведен остаток наличных средств, этот лист кассовой книги передается  руководителю. В том случае, когда книга существует в бумажном виде, должен  передаваться отрывной лист, если книга электронная – распечатка.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер предприятия, а в его отсутствие – руководитель.

Приходный ордер

ПКО –  приходный кассовый ордер согласно Общему классификатору имеет номер 0310001 и служит для документального  оформление всех кассовых операций, то есть  поступления наличных денег в кассу.

Ордер заполняется  и вручную, и на компьютере или же на печатной машинке. Исправления и помарки не допускаются ни при каких условиях. Кроме  регистрационного номера у ордера должны иметься  следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения 
  • указанием его кодов и структурного подразделения по ОКПО
  • дата заполнения
  • номер субсчета  или корреспондирующего счета.

Кассир должен обязательно проверить все сведения, содержащиеся  в приходном ордере на полноту и  правильность всех прилагаемых документов.

Расходный ордер

РКО  –  расходный кассовый ордер согласно Общему классификатору имеет номер 0310002 и  является необходимым для оформления выдачи денежных средств из кассы предприятия.

Реквизиты расходного ордера не отличаются от реквизитов приходного, он должен быть обязательно заверен главным бухгалтером предприятия и подписан либо руководителем, либо лицом,  уполномоченным руководителем.

Кассир, выдавая средства,  обязан проверить у получателя расписку, которая  заполняется только получателем,  и где сумма рублей должна быть указана прописью, а копеек – цифрами. Необходим и документ, подтверждающий личность (это может быть даже удостоверение),  а также реквизиты документа.

Если деньги выдаются по доверенности, в ордере после ФИО получателя обязательно указывается имя доверенного лица. При выдаче денежных средств по ведомости перед распиской в получении  кассир обязательно должен сделать соответствующую отметку -  «По доверенности». Сама доверенность прикладывается к ордеру или же к ведомости.

 

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Оформление кассовых операций

Книга учета средств должна вестись  старшим кассиром, и предназначена для документирования кассовых операций, которые происходят между старшим кассиром предприятия и остальными кассирами в течение рабочего дня. Такой учет  ведется лишь  на крупных предприятиях, в небольшой компании необходимости в такой книге просто нет. Код книги согласно ОК 0310005.

В начале каждого рабочего дня главбух выдает наличные деньги  необходимому кругу людей  под роспись в книге, а в конце работы остаток средств под роспись сдается.

Если средства выдаются  для выплаты зарплаты, отчитаться за них необходимо до окончания срока, который указан в платежной ведомости. Остаток  денег ежедневно опечатывается в конверте с точным указанием суммы, и сдается под расписку главному бухгалтеру. Если по окончании срока, отмеченного в платежной ведомости, какая-то сумма остается, то она должна быть возвращена в центральную кассу.

Расчетно-платежная ведомость

Это документ, который учитывает отработанное время, начисления, удержания и выплаты работникам предприятия. Согласно общему классификатору –  код 0301009.

Ведомость составляется в  бухгалтерии в единственном экземпляре на основе первичных документов по учету фактически отработанного времени, выработки и т. п.

Если работникам перечисляют заработную плату на банковские карты, то составляется лишь расчетная ведомость.

В этой ведомости должны быть указаны необходимые к выдаче сотруднику суммы: это заработная плата, надбавки и премии, социальные выплаты,  а также все  удержания и  вычеты. Общая сумма отражается на титульном листе.  

Если работникам по каким-либо причинам по окончанию определенного срока зарплата не была выплачена, бухгалтер делает отметку - «депонировано».  Последняя графа ведомости содержит информацию об  общей сумме выплат, и на нее составляется РКО. Номер и дату ордера фиксируют в ведомости

Платежная ведомость

Этот документ ведется для учета выдачи зарплаты и прочих выплат сотрудникам предприятия. Согласно общему классификатору – код 0301011.

Оформляется ведомость так же, как и расчетно-платежная. Заработную плату работникам выплачивают иногда и по расходному кассовому ордеру, однако, разумнее вести такой учет в ведомости.

Все документирование кассовых операций ведет главный бухгалтер (или лицо его заменяющее) или руководителем. В документах исправления не допускаются.

 



Читайте также

Наверх