Как формируется и ведется личное дело работника?

Формирование личного дела сотрудника. Как формируется и ведется личное дело работника?

В соответствии с требованиями законодательства на работников, являющихся служащими государственных учреждений, обязательно должно заводиться личное дело, ч свою очередь юридические лица или предприниматели могут это делать по своему желанию. Однако оформление и последующее хранение документов в форме личного дела очень удобно, так как необходимая информация о работнике в таком случае находится в одном месте. При необходимости руководитель или сотрудник отдела кадров может достаточно просто получить требуемые сведения о сотруднике, и для этого не нужно его участия.

Нужно помнить о том, что предприниматель должен на каждого своего работника завести личную карточку, используя унифицированную форму Т-2. Форма утверждена постановлением № 1 Госкомстата России от 05 января 2004 года.

 

Формирование личного дела сотрудника

формирование личного дела

Сотрудниками отдела кадров осуществляется формирование личных дел на предприятии. Это может быть и специально назначенный для ведения документации по кадрам сотрудник, в случае если размеры предприятия не велики.

Порядок, по которому ведутся личные дела, касающиеся лиц занимающих федеральные государственные должности, регламентирован таким документом, как Указ Президента РФ № 640 от 1 июня 1998 года. В другом документе, а именно в Указе № 609, дата его принятия 30.05.2005 г., утверждаются положения о персональных данных госслужащих, и поясняется порядок, по которому должны вестись их личные дела.

Для прочих работников порядок, по которому должны вестись их личные дела не устанавливается. Поэтому требования к их оформлению и ведению их зависят от того порядка, который заведен в организации.

После приема на работу, а точнее оформления соответствующего приказа, начинает формироваться личное дело нового сотрудника. Чаще всего для удобства при хранении личного дела используется папка-скоросшиватель.

 

Состав личного дела работника

Первое, что попадает в личное дело оформляемого сотрудника, это предоставленные им при устройстве на работу в отдел кадров документы. Со временем в папку будет добавляться новая информация и необходимые сведения о работнике.

Документы, хранимые в личном деле, чаще всего это:

  • Заявление, написанное при поступлении на работу.
  • Трудовой договор (также это может быть контракт или трудовое соглашение).
  • Автобиография (или анкета).
  • Заполненный личный листок (с дополнениями) по учету кадров.
  • Резюме.
  • Копии документов о среднем, высшем или специальном образовании
  • Рекомендательные письма или характеристика работника.
  • Копии или необходимые выписки из приказов о переводе, приеме на работу, увольнении и т.п.
  • Копии свидетельств о браке, о рождении детей, паспорта.
  • Копии документов про утверждение в должности.
  • Аттестационные листы.
  • Копии документов о наложенных взысканиях или награждениях.
  • Дипломы, свидетельства.
  • Должностные инструкции.
  • Справки, другая документация, имеющая отношение к сотруднику.
  • Список научных трудов, патентов, авторских свидетельств и т.п.
  • Внутренняя опись тех документов, которые сохраняются в личном деле.

Во внутренней описи в личном деле содержится информация о тех документах, которые находятся в нем, кроме того указан их порядковый номер, дата и номер листа в деле, на которых эти документы находятся, индекс. Нумерация документов в личном деле и листов внутренней описи должна быть отдельной. Составление внутренней описи возложено на сотрудника, который ведет личное дело данного работника.

Для учета и добавления документов в личном деле используется хронологический порядок. В таком порядке собираются и хранятся свидетельства, приказы и выписки из них по личному составу, справки, то есть любые сведения, которые подтверждены документально и имеющие отношение к деятельности работника. Заявление сотрудника в устной форме не служит основанием для того, чтобы были внесены изменения и дополнения в его личном деле.

 

Титульный лист личного дела работника

титульный лист личного дела

Не зависимо от того, что личное дело может вестись в достаточно вольной форме, форма титульного листа установлена ГОСТ 17914-72 и его требования нужно выполнять.

Титульная часть личного дела должна быть оформлена таким образом:

  • Номер по порядку личного дела проставляется вверху листа, в его правой части.
  • В центре титульного листа указывается название структурного подразделения, предприятия, где сотрудник работает.
  • Чуть ниже проставляется надпись: «Личное дело № ____», которая дублирует номер, указанный в верхнем правом углу.
  • Ниже вписывают фамилию, имя и отчество сотрудника.
  • В правом углу внизу указываются: дата начала и окончания дела, срок хранения, количество листов.

 

 

Журнал регистрации личных дел работников

Книга (журнал) для учета личных дел сотрудников должен заводиться на предприятиях, на которых заведены такие личные дела.

Сотрудник, ответственный за ведение дел, или работник отдела кадров должен отмечать в нем в хронологическом порядке: номер личного дела по порядку, фамилию, имя, отчество сотрудника. Кроме того в Книге (журнале) ведется учет дат, когда личное дело поставлено на учет и когда снято с учета (дата приема и увольнения).

Оформление личного дела сотрудника

оформление личного делаЛичное дело каждого сотрудника – это документ строгой отчетности. Поэтому их хранение должно обеспечиваться в отдельности от трудовых книжек, они должны находиться в металлических специальных шкафах или сейфах, располагаемых чаще всего в помещении отдела кадров.

Закон охраняет персональные данные человека, а информация, содержащаяся в личном деле, попадает под действие этого закона, поэтому доступ лиц непосредственно к личным делам ограничивается. Документы, необходимые для создания личных дел передаются работнику, ответственному за них, под роспись. Ответственность за их сохранность также лежит на этом сотруднике. Храниться личные дела могут в любом порядке: по алфавиту, по номеру.

Оформление порядка ведения личного дела

На предприятии его руководителем должен быть издан приказ, или другой документ, устанавливающий порядок ознакомления с личным делом, порядок выдачи их, перечень сотрудников, имеющих доступ к личным делам, ответственных за их оформление и хранение.

Порядок выдачи личных дел

Сотрудники личное дело на руки получить не могут. Ознакомиться с его содержимым работник может в присутствии ответственного сотрудника непосредственно в отделе кадров. Факт ознакомления обязательно должен быть отражен во внутренней описи.

Изымать какие-то ни было документы, вносить изменения и правки сотрудник, уполномоченный на работу с личными делами, права не имеет.

Изменять что-либо в документах, содержащихся в личном деле работника, такая компетенция находится в ведении того сотрудника, на которого возложена обязанность вести и хранить личные дела.

Получив личное дело, ответственное лицо должно проверить наличие всех документов, их целостность и отсутствие следов правок.

Хранение личных дел сотрудников

Срок создания и комплектации личного дела начинается с момента приема на работу до увольнения. Передача личного дела в архив для хранения производиться при увольнении работника. Хранение документов в архиве должно быть обеспечено в сейфе или специальном металлическом шкафу. Сроки, в течение которых должны храниться личные дела:

  • Личное дело руководителя – бессрочно (постоянно).
  • Личное дело любого другого сотрудника – в течение семидесяти пяти лет.

Теперь Вы знаете о тонкостях создания, ведения, хранения, всех требованиях к личному делу сотрудника.



Читайте также

Наверх