Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ

Как заполнить справку 2 НДФЛ за 2013 и 2014 год

Вопрос об основных правилах, которые нужно соблюдать, когда заполняешь справку 2-НДФЛ, рано или поздно стает перед каждым предпринимателем, собирающимся принять на работу сотрудника. В тоже время особых сложностей по ее заполнению не должно возникать, так как законодательство регламентирует форму справки, сделав ее унифицированной, и порядок заполнения. Остановимся на сложностях, возникновение которых характерно при заполнении этой формы.

Справка 2-НДФЛ - когда и как заполнять

как заполнять справку

Когда необходимо заполнять?

Исходя из того, что предприниматель выполняет работу налогового агента, ему необходимо в обязательном порядке заполнять форму 2-НДФЛ в таких случаях:

  • На каждого работника представляется отчетность о сумме перечисленного налога. Кроме того даже если с физического лица не была удержана сумма подоходного налога, но начисление денежных средств было произведено, в таком случае о нем обязательно подается информация в налоговые органы.
  • При необходимости официального подтверждения дохода сотрудника, если ему необходимо предоставить куда-либо такую информацию.

Нужно сказать, что во всех указанных случаях последовательность заполнении ведомости 2-НДФЛ одинаковая. Заполнение этого документа обязательно для индивидуального предпринимателя, или иного субъекта, который использует наемного сотрудника, а также производит ему выплату денежных сумм. (подробнее: Что такое справка 2 НДФЛ)

Как заполнить справку 2-НДФЛ?

как заполнить справку

На вопрос о заполнении ведомости 2-НДФЛ существует несколько вариантов ответа.

Первый: заполнение справки может производить непосредственно предприниматель, а может бухгалтер, являющийся сотрудником данного предприятия, согласно составленного с ним трудового или гражданско-трудового договора. Ниже рассмотрим особенности самостоятельного заполнения справки.

 

Второй: существуют программы, помогающие заполнить 2-НДФЛ. Для автоматизации процесса заполнения справки, создано большое количество программных продуктов. Практически во все существующие, широко используемые автоматизированные программы управленческого и бухгалтерского учета встроены специальные модули и приложения. Это позволяет затрачивать минимальное количество времени, так как программой используются введенные ранее данные. Нужно отметить, что при введении не в полном размере информации в программу (например, если зарплата «серая»), в таком случае информация в официальной справке окажется некорректной. В ней будет отражаться официальная часть дохода сотрудника, то есть та, с которой было удержание подоходного налога.

Третий: возможность заполнения 2-НДФЛ в он-лайн режиме. Такие услуги предоставляются и специализированными порталами, задачей которых является оказание помощи бухгалтерам, руководителям, предпринимателям, также это могут быть ресурсы, оказывающие услуги по заполнению разных документов отчетности платно. В любом случае при таком варианте заполнения существует вероятность попасть на не добросовестного исполнителя: на сайте могут использоваться формы, уже не актуальные, расчет суммы налога может быть произведен не корректно, в итоге полученная справка может оказаться недействительной.

Четвертый: существуют специализированные фирмы по оказанию бухгалтерских услуг. Их работа характеризуется высоким уровнем качества и приемлемой ценой. Специалистами такой фирмы объяснят Вам порядок и особенности заполнения 2-НДФЛ, обратят Ваше внимание на особенности расчета суммы подоходного налога, учтут возможные проблемы и т.п. Однако следует помнить, что при обращении в подобную фирму Вам придется раскрыть информацию о доходах работников Вашего предприятия, особенностях и условиях выплаты зарплаты, кроме того передать другие персональные данные, при этом может возникнуть утечка информации. Немаловажным считают и тот факт, что стоимость таких услуг при наличии у работодателя не одного, а десятков сотрудников, может вылиться в значительную сумму.

 

Самостоятельное заполнение справки 2-НДФЛ

самостоятельное заполнение справки

Вариант самостоятельной подготовки и заполнения документа 2-НДФЛ из ранее рассмотренных вариантов привлекает больше всего. Хотя конечно, работая первый раз с этим документом, может возникнуть некоторая неуверенность. Не стоит ничего бояться, необходимо тщательно ознакомиться с образцом справки 2-НДФЛ, которые можно найти как в сети, так и на информационном стенде в налоговой инспекции. Найти текст достаточно подробной инструкции к заполнению рассматриваемое 2-НДФЛ также не составит труда. При этом одновременно для скачивания может быть доступен и бланк справки. Все это может быть найдено при помощи разнообразных справочных правовых систем.

Самостоятельно заполняя форму, следует обратить внимание на то, что с 2012 г. форма справки изменена, дополнительно внесено несколько граф. При скачивании обязательно обратить внимание на то, действует ли скачиваемая форма. Бланк действующей формы утвержден приказом ФНС № ММВ-7-3/611 в ноябре 2010 года.

 

Трудности при заполнении справки 2-НДФЛ

Рассмотрим графы, заполнение которых в справке 2-НДФЛ вызывает больше всего затруднений:

  • Признак – поле, обязательное для заполнения. Оно необходимо при определении типа справки о доходах. Цифра «1» ставится, если в справке приведена информация о доходе и сумме налога, перечисленного с него. Цифра «2» ставится, если налог не удержан, а доход получен. Независимо от целей оформления справки, цифра «1» ставится, если она оформляется для работника, который получил заработную плату и с нее перечислен налог.
  • Код страны – обязательная для заполнения графа. В ней необходимо указать для физического лица, на которого ведется заполнение формы, его гражданство. Действующим законодательством предусмотрен разный порядок налогообложения резидентов – граждан Российской федерации, и нерезидентов – граждан других государств. В графе код страны гражданам РФ ставится код «643».
  • Код региона – указывается регион, сумма подоходного налога, в бюджет которого будет перечислена. Здесь необходимо указать код региона, соответствующий регистрации физического лица. Это связано с тем, что в налоговом законодательстве предусмотрено, что налог на доход с физического лица перечисляется по месту жительства. Узнать код региона можно по свидетельству ИНН (его двум первым цифрам).

Заполняя справку нужно внимательно отслеживать код налогового вычета, варианты которого могут быть разными, например, при наличии несовершеннолетних детей у работника.

На раздел 5 формы 2-НДФЛ следует обратить внимание. В нем обязательно указывается доход и его размер, который был получен за отчетный период физическим лицом. Налоговая база должна указываться как разница между доходом и положенными налоговыми вычетами. Суммы налога обозначаются исходя из таких составляющих: начисленная, подлежащая удержанию, перечисленная. В самом лучшем случае все эти показатели должны совпадать, так как предприниматель после расчета суммы налога, эту же сумму удержал с работника, и ее же перечислил в бюджет.

Для правильного заполнения формы лучше всего чтобы каждый предприниматель имел заполненный пример справки 2-НДФЛ. При выборе образца нужно обратить внимание на моменты, которые уже были рассмотрены нами выше. В таком случае самостоятельное заполнение формы не вызовет особых трудностей. Основные моменты, которые требуется усвоить, то, что в 2014 году (как было и ранее) заполнять справку 2-НДФЛ предпринимателю необходимо исключительно для физических лиц и наемных работников, в отношении которых были произведены выплаты денежных средств. На себя предприниматель не заполняет такую форму, на него законодательством предусмотрено ведение другой формы отчетности.



Читайте также

Наверх